Ako se u organizaciji usluge coachinga nisu nikada koristile, predlaže se krenuti s pilot-programom koji bi uključio manji broj zaposlenika. Za početak su neophodni uvodni razgovori s predstavnicima uprave o očekivanjima i potrebama od coachinga, kao i razgovori sa zaposlenicima koji bi se uključili u coaching u svrhu predstavljanja procesa i davanje odgovora na nedoumice svakog ponaosob. Ukoliko je potrebno, može se organizirati kraće predavanje o coachingu.
Od organizacije se očekuju sljedeće informacije:
- opis željenih kompetencija za specifična radna mjesta
- način dosadašnje evaluacije rada i uspješnosti zaposlenika te povratne informacije iz navedenih procesa
- što konkretniji opis uočenih željenih i neželjenih ponašanja
- mogućnosti za naknadnu evaluaciju rada i uspješnosti zaposlenika.
Nakon toga se predlaže sljedeća dinamika:
- Uvodni razgovor sa svakim zaposlenikom zasebno: motivacija za coaching, utvrđivanje ciljeva coachinga.
- Zajednički susret sa zaposlenikom (coachee) i neposredno nadređenom osobom, kao i predstavnikom sponzora (obično voditelj/ica odjela upravljanja ljudskim resursima) kako bi se usuglasili ciljevi coachinga.
- Zajedničko donošenje odluke o početku coachinga i ugovaranje ciljeva coachinga. Svaka od strana u procesu (zaposlenik/klijent, coach, sponzor) može odustati od početka procesa. Naime, ukoliko se zaposlenik ne osjeća spremnim za ulazak u proces coachinga, ili ocjenjuje da mu ne odgovara raditi s dodijeljenim coachom, u tom slučaju je bolje ne započinjati proces. Jednako tako, i coach može ocijeniti da nije spremna raditi s određenim zaposlenikom/zaposlenicom te će u tom slučaju predložiti druge mogućnosti rada sa zaposlenikom.
- Susret se dogovara načelno jednom mjesečno, no u početku može biti češće te traje 90 minuta. Za početak se predlaže 10 susreta.